【統括部】中間検証の部会とは？
2023.12.27
こんにちは！チームここはじの平塚陸です💨
いよいよ、年の瀬を迎えました。
いつも以上になんだかソワソワして落ち着きがないので、編集長から注意される頻度が増えるのもこの時期の恒例行事です(*_*;
さて当院では、各部署が年間の目標とそれに沿った実行施策を策定したものを「年度計画」と呼んでおります。
年度初めには、部会にて前年度の振り返りと今年度の方針である年度計画を明示し、職員全員が共通認識を持つことで、士気を高めています。
上期の取り組みを経て、10月には、中間検証として再び部会を開催。
ここでは上期を振り返り、年度計画の進捗と評価を共有します。
狙いは、組織や個人の成長、地域医療の当事者であることの実感を高めること。
また課題や現在地について共通認識を持つことで、下期に向けて部内の士気を一層高めることです。
今年度は、この中間検証の部会について、地域サービス部門3部署の取材にそれぞれ潜入‼️
本日はその第3段、統括部の部会をご紹介いたします(‘ω’)ノ♪
統括部の2023年度目標は、『決めたことをやり抜けるチーム』をテーマに掲げてスタートしています。
はじめに細川部長より、統括部全体としての上期の振り返りについて発表がありました。
部内でのコミュニケーションが上手く取れていなかったことなどが影響し、協力し合う状況が難しかったことや、仕事の片寄りや線引きが関係し、現場の保全に追われる日々であったことなどが挙げられました。
しかしその様な中でも、人員配置の段階的な見直しを行い、新しい業務や役割にチャレンジするメンバーや、能動的に年度計画に参加してくれるメンバーも増えたことで、不安の中にも期待を感じさせる上期であったようです。
管理課の上期振り返りは中山主任から。
防災・防犯・サイバーセキュリティ対策の整備、新勤怠管理システムの運用定着などは、計画に基づいて順調に進捗を残せた一方で、外部に目を向けた取り組みなどは未だ未着手。
項目によって、ミッションの進み具合や力の入れ具合にも濃淡があったようです。
管理課機能の整備については、メンバー間の業務分掌を見直すことで、課内の協力体制や各自の仕事の幅にも変化が生まれ始めている一方で、院内への周知・浸透はまだ十分に進んでいないことが課題となっているとのこと。
下期は、引き続き環境整備を着実に進めると共に、管理課機能の整備にも一層注力。
院内外をより良く知ることで、その場の対処に追われる現状から、先々を想像しながら先回りした行動が習慣として定着している管理課の姿へと成長を遂げていきたいと、熱量たっぷりに話していました🔥
続いて、受付課の発表は桐ケ谷係長から。
院内の仕組みづくりについては、立ち上がりに苦労はあったものの、後半につれて取り組みが加速。
現在は自動精算機や窓口精算機の入替えを伴う診療導線や業務フローの見直しに力を入れているそうです。
また、面会環境や発熱外来、職員受診のフローなどについては、その時々の状況応じて随時見直しを行いながら、一定の対応の質を保つことが出来たと振り返っていました。
一方で、当院ユーザーをより深く知るための取り組みは、現場業務に没頭しがちで十分に議論を深めることが出来ず、チームとして形を残すには至らなかったようです。
医療事務としての知識向上については、勉強の機会が習慣として定着し、参加の姿勢も徐々に前のめりに変わってきたとのこと。
今後、学んだ知識をいかに日常の中で活かせるかが課題と話していました。
受付課に関しては、ミッション毎に各担当者からの進捗状況や、ここまで取り組んできた中での感想、下期に向けてどのように進めていきたいかなどの発表もあり、課内の皆さん一人一人がミッションに関わろうとする様子が伺えました。
考えること、ユーザーの気持ちや状況を想像することに力と時間を避けなかったことを省みて、下期はメンバー間で話し合う機会を多く設けながら、外へ外へと意識を向けていく方針だそうです。
最後に、医事課の発表は細川部長から。
メンバーの入れ替わりもあり、現場の保全に追われる日々の中で、各メンバーの献身的な活躍や他部署からの理解と協力もあり、会計・請求を止めることなく上期を乗り切れたことへの感謝の言葉がありました。
業務の可視化と進捗共有、役割分担の見直しを進めたことで、各メンバーが従来の役割の枠を超えて新しい業務の習得に励み、徐々に確実な算定を維持・継続できる体制の整備が進んでいるそうです。
一方で、まだまだ相互の協力体制は十分とは言えず、また教育体制についても課題がのこるとのこと。
メンバー全員が他人任せにせず業務スケジュールと進捗状況を意識して、相互に補い合える環境づくりと、新メンバーの理解度に応じて段階的に成長を促すことの出来る新しい教育プランの立案および教育体制の整備に注力しながら、下期も引き続き新しいチームづくりを推進していくと話していました。
コロナに関する診療報酬の臨時改定が続いた期間でもありましたが、各メンバーが能動的に情報収集を進めたことで、順調に理解と適応が進んでいるとのこと。
来年4月には2年に一度の診療報酬改定が控えており、その際には課内の理解に留まらず、院内他部署に対しても有益な情報をシェアしていきたいとのことでした。
最後に、部全体の2023年度下期の方針について。
改めて部内の風土・秩序形成に重きをおいて、皆が気持ちよく、不安なく、お互いに不足を補いながら一丸となって取り組むことの出来るチームづくり、役割を循環させながら多様なキャリアの描くことのできる環境づくりを進めること。
それを通して、部全体の仕事の質を高めること。
そして、「決めたことをやり抜くこと」にとことんこだわりたい。
「誰かがやる」のでなく、「自分がやる」という気持ちを大切にしていきたいと、下期に対する強いメッセージがありました。
部会の締め括りとして、塚原担当役員より一言。
『診療技術部門が診療に専念できるのは、地域サービス部門が視野を広くして活動してくれているからこそ。
引き続き年度計画を進めるにあたって、これからは、主語は「患者様が」、「ご家族が」、「ご施設が」という気持ちをより強く持って取り組んでほしい。
全てはチーム医療。直接的に診療に当たらない統括部も、チームとしての一部分を担っている重要な部署であり、患者様が必要とする医療を提供するために、部署一丸となって、このまま失速することなく下期も走り抜けてもらいたい。』
担当役員からの熱い檄が飛んだところで、部会は終了。
以上、統括部の部会の様子をご紹介いたしました。
下期に向けて、また新たなスタートが切れそうですね‼
各課それぞれに課題はあるものの、当院をご利用される方々に対して、少しでも不便が無いようにと前向きに取り組む統括部の姿は、僕には一丸となっているように見えました(^_^)/
統括部の皆さんの活躍を、これからも要チェックや！！
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